Digitalisierung im Mittelstand voranbringen

Digitale Technologien sind zum Schlüssel für wirtschaftlichen Erfolg geworden

Durch ihren Einsatz können kleine und mittlere Unternehmen neue Geschäftsmodelle entwickeln, neue Kunden gewinnen oder Stammkunden enger an sich binden. Die mittelständischen Betriebe können außerdem ihre Wettbewerbsfähigkeit gegenüber großen Unternehmen halten, effizienter arbeiten, Zeit und Kosten sparen. Durch den Einsatz digitaler Technologien wandeln sich jedoch nicht nur die Prozesse, auch die Arbeitswelt der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verändert sich. Daher ist es wichtig, dass sich die Firmen nicht nur mit technischen Fragen beschäftigen, sondern auch ihre Mitarbeiter auf den Wandel vorbereiten. Die Vermittlung von Fachwissen und den richtigen Kompetenzen sowie die Einbindung in den Veränderungsprozess sind entscheidend, um die neuen Aufgaben erfolgreich zu meistern.

Leistungen im Überblick

  • Datenschutz & Vertragsmanagement
  • Externer Datenschutzbeauftragter
  • Grundlagenworkshop zu unternehmensspezifischen Datenschutz-Themen
  • Hilfe bei Abmahnungen
  • Individuelle Datenschutzstrategie
  • Online-Shop Check im Beratungspaket: Rechtssichere AGB, Widerrufsbelehrung, Datenschutzerklärung uvm.
  • Rechtliche Überprüfung von Werbemaßnahmen
  • Verteidigung Ihrer Rechte im Internet

Online-Shop & digitalen Vertrieb einrichten

Die zunehmende Digitalisierung des gesamten Geschäftsalltags ist eine der größten Herausforderungen für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) und das Handwerk. Höcker und Partner begleitet den Mittelstand bei der Umsetzung konkreter Maßnahmen auf dem Weg in die digitale Zukunft. Sie profitieren von einer umfassenden Beratung aus mehr als 30-jähriger Praxiserfahrung. Nutzen Sie unser Beratungspaket und steigern Sie Ihre Erfolgschancen und minimieren Sie das Projektrisiko. Als erfahrene Rechtsanwälte können wir gezielt beraten. Profitieren Sie von unserem Experten-Wissen zu allen Rechtsfragen der Internetnutzung. Für Seitenbetreiber und Unternehmen gibt es zahlreiche Regelungen zu beachten und einzuhalten.

Sie möchten Ihren Online-Shop einrichten und wollen diesen rechtssicher gestalten? Im Rahmen eines Beratungsspakets werden für Ihren Online-Shop erstellt:

  • Rechtssichere AGB
  • Eine Widerrufsbelehrung
  • Eine Datenschutzerklärung
  • Gesetzlich vorgeschriebene produktspezifische Hinweise 
     

Wir beraten in allen internetrechtlichen Fragen. Darüberhinaus beraten wir Sie zu den folgenden Themen:

  • Allgemeine rechtliche Hinweise
  • Markenschutz
  • Rechtlicher Schutz von Ihren Inhalten
  • Haftung für Inhalte Dritter
  • Unterstützung unserer Mandanten bei der Durchsetzung oder Abwehr von Klagen

Aktuelles

Niedersachsen fördert Homeoffice-, Videokonferenz- und Telemedizintechnik

Das niedersächsische Wirtschaftsministerium hat am 14. April 2020 mitgeteilt, dass das Förderprogramm Digitalbonus Niedersachsen an den speziellen Bedarf von Unternehmen in der Corona-Krise angepasst wird. Ab sofort können niedersächsische Unternehmen den Zuschuss von bis zu 10.000 Euro explizit auch für Homeoffice-, Videokonferenz- und Telemedizintechnik beantragen. Wer einen Antrag gestellt hat, kann diese Technik umgehend beschaffen – ohne wie sonst üblich auf den Förderbescheid warten zu müssen. Insbesondere in der aktuellen Situation wird so die Beschaffung erheblich beschleunigt. Der Digitalbonus Niedersachsen kann bei der NBank beantragt werden. Die Investitionen müssen mindestens 5.000 Euro betragen. Der Zuschuss beträgt bis zu 50 Prozent für kleine Unternehmen ( = weniger als 50 Mitarbeiter und einen Jahresumsatz oder eine Jahresbilanzsumme von höchstens 10 Mio. Euro) und bis zu 30 Prozent für mittlere Unternehmen ( = weniger als 250 Mitarbeiter und einen Jahresumsatz von höchstens 50 Mio.).

Ihre Ansprechpartner

Maike Soggiu-Hensiek
Fachanwältin für Mietrecht & Notarin
E-Mail: soggiu-hensiek@hoecker-partner.de
Karl-Wilhelm Höcker
Rechtsanwalt & Notar a.D.
E-Mail: hoecker@hoecker-partner.de
Bernward Böker
Fachanwalt für Arbeitsrecht & Notar
E-Mail: boeker@hoecker-partner.de
Thomas Kreutzfeld
Fachanwalt für Verwaltungsrecht
E-Mail: kreutzfeld@hoecker-partner.de

Unsere speziellen Beratungspakete für Unternehmen

Monatliche Überprüfung Ihres Online-Shops

Wir prüfen Ihren Online-Shop im Hinblick auf Preisangaben, Pflichtangaben, Datenschutz, Bestellprozesse und gesetzlich vorgeschriebenen produktspezifischen Hinweisen.

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Monatlicher AGB-Check für Ihren Online-Shop

Bedauerlicherweise sind der Anlass für wettbewerbsrechtliche Abmahnungen gegenüber Betreibern von Online-Shops immer wieder fehlerhafte AGB-Klauseln. Da diese eine empfindliche Geldstrafe zur Folge haben können, sollte eine Verwendung von AGB regelmäßig überprüft werden. Sie möchten, dass Ihre AGB rechtssicher sind und fortlaufend an die sich ändernden Vorschriften und Rechtsprechung angepasst werden, dann beauftragen Sie uns für die monatliche Überprüfung Ihrer AGB.

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Quartalsweiser Vertrags-Check - Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser!

Langfristige Verträge sollten in regelmäßigen Abständen von einem Rechtsanwalt überprüft werden. Sind die Vertragsinhalte noch gesetzlich zulässig?Stehen Verträge im Einklang mit geltendem Recht? Entsprechen die Vertragsinhalte noch der aktuellen Situation? Mit einem regelmäßigen Vertrags-Check durch unsere Kanzlei haben Sie die Gewissheit, dass Ihre Verträge den rechtlichen Anforderungen entsprechen. Wir prüfen u.a. Arbeitsverträge, Kooperatingsverträge, Verträge mit Lieferanten und Produzenten, Mietverträge und Pachtverträge.

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Individuelle Beratungsleistungen für Unternehmen

Domain- und Urheberrecht

Impressum-Check für Ihre Webseite

Verstöße gegen die Impressumpflicht können eine Abmahnung zur Folge haben und zudem stellt ein vorsätzlicher oder fahrlässiger Verstoß gegen § 6 TDG eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit einem Bußgeld von bis zu 50.000 Euro geahndet werden kann. Abmahnungen und Verstöße können also sehr teuer werden! Sorgen Sie daher vor und machen jetzt den Impressum-Check für Ihre Webseite.

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AGB-Check für Ihren Online-Shop

Um keine bösen Überraschungen durch unwirksame Klauseln in Ihren AGB zu erleben, lassen Sie diese von uns auf ihre Rechtssicherheit überprüfen.

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Datenschutzerklärung für Ihre Website (DSGVO)

Für eine Website ist eine Datenschutzerklärung ein absolutes Muss. Ansonsten drohen DSGVO Geldbußen, Abmahnungen und Schadensersatzforderungen. Sanktionen sind auch bei fehlerhaften und unvollständigen Datenschutzerklärungen möglich. Gehen Sie hier deshalb sehr gewissenhaft vor. Doch was sind eigentlich die wichtigsten rechtlichen Inhalte einer Datenschutzerklärung?

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Onlinehandel und Wettbewerb

Rechtliche Überprüfung einer Werbemaßnahme

Sie wollen für Ihr Unternehmen offline oder online Werbung schalten und möchten wissen, ob die Veröffentlichung wettbewerbskonform wäre, oder welche Risiken mit der Marketingmaßnahme verbunden wären. Im Rahmen einer anwaltlichen Beratung werden Sie über die Risiken und Möglichkeiten einer solchen Maßnahme aufgeklärt.

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Verteidigung Ihrer Rechte im Internet

Durchgreifende Rechtsverfolgung im „Notfall“ bei Rechtsverstößen durch unberechtigte Dritte und Verteidigung der eigenen Rechte gegenüber Dritten im Internet. Bei Bedarf Verfassung von einer Abmahnung oder zivilrechtliche Geltendmachung von Ansprüchen gegen Verletzer oder auch Einleitung eines Strafverfahrens.

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Urheberrechtliche Abmahnung

Haben Sie eine Abmahnung wegen einer Urheberrechtsverletzung erhalten (z.B. durch File-Sharing), ist es unabdingbar, schnellstmöglich einen Anwalt zu konsultieren, um in dieser heiklen Situation keinen Fehler zu begehen. Es muss geklärt werden, ob die Abmahnung rechtmäßig war, und wenn dies der Fall ist, wie weiter vorgegangen werden soll. 

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Mittelstand bei der Digitalisierung unterstützen

Förderprogramm "go-digital"

Mit seinen drei Modulen "Digitalisierte Geschäftsprozesse", "Digitale Markterschließung" und "IT-Sicherheit" richtet sich "go-digital" gezielt an kleine und mittlere Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft und an das Handwerk. Praxiswirksam bietet das Programm Beratungsleistungen, um mit den technologischen und gesellschaftlichen Entwicklungen im Bereich Online-Handel, Digitalisierung des Geschäftsalltags und dem steigenden Sicherheitsbedarf bei der digitalen Vernetzung Schritt zu halten. Mehr Informationen hier

Das Beratungsmodell von go-Inno

Innovationsfähigkeit ist entscheidend für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Innovationen sind für zirka ein Drittel des Wirtschaftswachstums verantwortlich. Rund 110.000 kleine und mittlere Unternehmen gehen jährlich mit neuen Produkten oder Prozessen an den Markt. Es sollten noch mehr sein. Oft fehlt es aber den kleinen Unternehmen an aktuellem Wissen zu Methoden und Instrumenten, um intern Produktinnovationen oder technische Verfahrensinnovationen erfolgreich zu managen. Genau hier hilft qualifizierte externe Beratung bei der Vorbereitung und Umsetzung der Ideen, die im Rahmen von go-Inno gefördert wird. Profitieren Sie von den BMWi-Innovationsgutscheinen! Sie decken 50 Prozent Ihrer Ausgaben für externe Beratungsleistungen durch vom BMWi autorisierte Beratungsunternehmen. Sie zahlen nur Ihren Anteil an den Beratungskosten.
 

Organisationen digitalisieren

Digitalisierung von Unternehmen bedeutet mehr als die Anschaffung von Technologie. Um eine umfängliche Vernetzung zu schaffen, muss das Gesamtbild betrachtet werden. Dafür müssen Schnittstellen kompatibel sein und Mitarbeiter, Kunden und Partner mit ins Boot geholt werden. Antworten auf Fragen zur Organisationsentwicklung vor dem Hintergrund der Digitalisierung finden Sie auf den folgenden Abschnitten.

ERP-Systeme

Ein ERP-System ist eine Planungssoftware, die Unternehmensprozesse und Datenbanken digitalisiert und dadurch effizienter und transparenter macht. So lassen sich etwa die Ressourcenplanungen, Kundenbeziehungen oder auch Instandhaltungsvorgänge mithilfe von Software steuern. Kleine und mittlere Unternehmen können durch den Einsatz von Informations- und Planungssystemen enorm profitieren. Die Herausforderung besteht meist darin, das optimale IT-System zu finden. So wird unter anderem Software in den Bereichen Enterprise-Resource-Planning (ERP), Instandhaltungsplanung und -steuerung (IPS), Dokumentenmanagement (DMS), Customer-Relationship-Management (CRM), Servicemanagement und Supply-Chain-Management angeboten. 

Mitarbeiterkommunikation

Mitarbeiterkommunikation ist ein wichtiger Teil des Veränderungsmanagements. Dieses bezeichnet die laufende Anpassung der Unternehmensstrategie und -strukturen an neue Rahmenbedingungen. Gerade digitale Transformationsprozesse müssen umsichtig geplant werde, da sich neben der Technik auch viele Arbeitsprozesse und sogar die Unternehmenskultur ändern können. Einen neuen Markt erschließen, Kosten sparen, neue digitale Technologien einführen – viele Unternehmensziele sind mit großen Umbrüchen im Betrieb verbunden. Damit die Veränderungen von allen Beteiligten erfolgreich umgesetzt werden können, müssen diese vielschichtigen Prozesse organisiert und gemanagt werden. Im Rahmen des Veränderungsmanagements werden diese Umbrüche begleitet, so kann etwa die Position eines Change Managers neu geschaffen werden. Für die Unternehmensprozesse ist dabei vor allem eine Folgen- und Risikoabschätzung wichtig: Woran könnte das Projekt scheitern? Welche Widerstände sind zu erwarten? Im Fokus stehen aber besonders die Mitarbeiter des Unternehmens, die möglicherweise Unsicherheiten oder Ängste bezüglich der Veränderung hegen. Veränderungsmanagement zielt darauf ab, diese Ängste und Vorbehalte abzubauen. Gleichzeitig muss jeder Wandel auch mit Blick auf die Ressourcen und festgelegten Fristen effizient gesteuert werden, um zum Erfolg zu werden.  

Kundenbeziehungen

Kundenbeziehungen sind alle Kontakte zwischen Kunden und Unternehmen. Die Pflege dieser Beziehungen durch das Unternehmen führt im Idealfall zur Treue der Kunden. Die Basis einer guten Kundenbeziehung ist dabei die Kundenzufriedenheit. Kundenbeziehungen gelten als zentraler Erfolgsfaktor im Unternehmen. Daher gibt es mittlerweile zahlreiche digitale Lösungen, die auf die Vereinfachung der Kundenbeziehungspflege zielen – das bekannteste Beispiel sind die Customer-Relationship-Management-Systeme (Kurzform: CRM; Deutsch: Kundenbeziehungsmanagement). Diese Datenbanken lassen sich mit den unterschiedlichsten Kundendaten befüllen und können sowohl Mitarbeiter an Termine oder Anlässe zur Kontaktaufnahme erinnern als auch automatisiert etwa E-Mails aussenden. 
Zu den Kundenbeziehungen gehört auch, die erste Kontaktaufnahme (zum Beispiel über die Website) so einfach und attraktiv wie möglich zu gestalten, Social Media zum Dialog mit den Kunden zu nutzen oder Produkte einem weiteren Kundenkreis durch einen Shop auf einer Online-Vertriebsplattform anzubieten. 

Handel

Das Internet stellt als Vertriebskanal für Waren und Dienstleistungen eine immer wichtiger werdende Einnahmequelle sowohl für Einzel- als auch für Großhändler dar. Der Online-Warenhandel (E-Commerce) findet beispielsweise über Online-Shops, Internetportale, Shopping-Communities und Online-Auktionen statt. Innerhalb des E-Commerce wird zwischen dem B2B- und dem B2C-Segment unterschieden. B2B steht für Business-to-Business und bezeichnet eine Handelsbeziehung, bei der sowohl der Käufer als auch der Verkäufer Unternehmen sind. B2C bedeutet Business-to-Consumer und bezieht sich auf Transaktionen zwischen Unternehmen als Verkäufer und Endkunden als Käufer. Für kleine und mittlere Unternehmen gilt: Nicht jeder Händler braucht einen eigenen Online-Shop, sondern vielmehr eine individuell passende, digitale Lösung. Das kann eine Website oder aktiv gepflegte Einträge bei Branchenportalen sein oder auch ein Shop auf einer bereits existierenden Verkaufsplattform. 
 

Prozesse Digitalisieren

Elektronische Rechnungsabwicklung

Die finanziellen Abwicklungsprozesse effizienter zu machen, kann sich insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen lohnen. Vor allem die elektronische Rechnungsabwicklung bietet dabei enormes Einsparpotenzial.
Die möglichst durchgehend digitale Verarbeitung von Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen bietet verschiedene Chancen: Hersteller und Händler, aber auch Konsumenten und staatliche Institutionen wie Finanzämter, erhoffen sich Effizienzsteigerungen und mehr Transparenz in den Finanzprozessen. Oft spielt neben der Kostenreduktion insbesondere die Verbesserung des Liquiditätsmanagements eine zentrale Rolle.

Vernetzte Wertschöpfkungskette

Die Wertschöpfungskette umfasst alle Stufen der Produktherstellung. Sie werden als geordnete Reihung von Tätigkeiten dargestellt, die in Prozessen miteinander verbunden sind. In einer vernetzten Wertschöpfungskette werden Daten der verschiedenen Stufen erhoben und mit anderen internen und externen Beteiligten geteilt.
Wird das Zusammenspiel der Einzelprozesse entlang der Wertschöpfungskette optimiert, lassen sich Produktionskosten senken. So können beispielsweise Lagerkosten durch eine bessere Koordination mit den Lieferanten minimiert werden. In der Automobilbranche werden nach Schätzungen des Verbandes der Deutschen Automobilindustrie etwa 80 Prozent des Wertschöpfungsanteils durch Zulieferer erbracht – hier gibt es viele Stellschrauben, an denen in der Abstimmung gedreht werden kann. Die gute Organisation und Koordination zwischen über- und untergeordneten Einheiten der Wertschöpfungskette ist aber nicht nur für Kosteneinsparungen, sondern auch für eine Erweiterung des Leistungsspektrums eine wichtige Voraussetzung. Die unternehmensübergreifenden Netzwerke der heutigen Wertschöpfung stellen hohe Anforderungen an die Kooperation und Koordination der Beteiligten. Konkret heißt das, Arbeitsleistungen der Partner in einer Wertschöpfungskette werden nicht mehr unabhängig erbracht, sondern müssen effektiv miteinander verzahnt und auf das gemeinsame Ziel hin orientiert werden.

Nachhaltigkeit

Nachhaltigkeit ist für den Mittelstand längst ein wichtiger Wettbewerbsfaktor. Denn immer mehr Verbraucher verlangen nachhaltige Produkte. Diese gibt es jedoch nur, wenn entlang der gesamten Wertschöpfungskette nachhaltig gewirtschaftet wird. Auch Zulieferer müssen ihr Unternehmen daher nachhaltig gestalten. Digitale Technologien unterstützen bzw. ergänzen das Nachhaltigkeitsmanagement. Nachhaltiges Handeln kann mit dem Drei-Säulen-Modell der Nachhaltigkeit beschrieben werden: Ökonomie, Ökologie und Soziales werden dabei als zentrale Bereiche für die Zukunft der Menschheit identifiziert. Nachhaltige Unternehmen überprüfen daher stets, welche Folgen ihre Handlungen für diese Bereiche haben. Ein Beispiel dafür ist der schonende Einsatz natürlicher Ressourcen. Innovative Technologien wie die Blockchain können ein solches Nachhaltigkeitsmanagement unterstützen, da sich mit ihrer Hilfe Wertschöpfungsketten transparenter und effizienter gestalten lassen. Ein weiteres Beispiel sind neue, nachhaltige Geschäftsmodelle, die auf der Basis digital gewonnener Daten entstehen. Diese können auch dazu genutzt werden, Produktionsprozesse besser zu analysieren und effizienter zu machen, sodass Maschinen ressourcenschonender laufen. Auch die Digitalisierung selbst kann und sollte nachhaltig umgesetzt werden. Eine Möglichkeit dazu bietet die Selbstverpflichtung von Unternehmen zur Corporate Digital Responsibility (CDR). Mit diesem freiwilligen Codex verpflichten sich Unternehmen, bei der Digitalisierung soziale, ökonomische sowie ökologische Aspekte zu berücksichtigen. Beispiele dafür sind der Einsatz von energiesparender „Green IT“ sowie neue Formen des Arbeitens wie Home-Office oder die flexible Gestaltung von Arbeitszeiten.
 

Sicherheit und Recht

IT-Sicherheit

Vertrauenswürdige IT-Systeme sind die Grundlage der Digitalisierung von Produktionsprozessen und Dienstleistungen. Die zunehmende innerbetriebliche und unternehmensübergreifende Vernetzung ermöglicht neue Grade der Automatisierung wie intelligente Lieferketten und Just-in-Time-Produktion. Je weiter dieser Prozess voranschreitet, desto wichtiger wird die Verfügbarkeit und Sicherheit der IT-Systeme – denn werden etwa Produktinformationen oder Steuersignale bei der Übertragung verfälscht, manipuliert oder ausgespäht, können die Schäden für die betroffenen Unternehmen mitunter beträchtlich sein. Dies gilt nicht nur für die Produktion: Der Schutz der IT, von der einzelnen Datei bis zum Rechenzentrum, spielt für nahezu jedes Unternehmen eine existenzielle Rolle. 

Recht 4.0

Die Digitalisierung schafft immer auch neue Rechtsfragen. Wie kann ein Unternehmen personenbezogene Daten rechtskonform speichern und verwenden? Wer haftet bei einem Datenverlust? Ist die private Nutzung betrieblicher E-Mail-Postfächer gestattet? Diese und weitere Fragen fallen in den Bereich Recht 4.0.. Die Komplexität IT-rechtlicher Fragen nimmt auch im Mittelstand zu. Da Daten im digitalen Zeitalter eines der wichtigsten Güter sind, geht es dabei vor allem um Themen wie Datenschutz, Datenhoheit und Datenhaftung. Neue Zusammenarbeitsformen von Menschen und Maschinen, bei denen zum Beispiel Sensoren oder Datenbrillen eingesetzt werden, werfen neue Fragestellungen im Bereich Haftung und auch Versicherung auf.  Um dem technologischem Fortschritt gerecht zu werden, wird auch die Gesetzeslage weiterentwickelt. Die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), das Netzdurchführungsgesetz (NetzDG), das IT-Sicherheitsgesetz (IT-SiG) oder das Geschäftsgeheimnisgesetz (GeschGehG) stellen kleine und mittlere Unternehmen vor neue rechtliche Herausforderungen. Um diese Anforderungen zu erfüllen, empfiehlt es sich, ein umfassendes Informationssicherheitskonzept für das Unternehmen zu erstellen. Darin sollten sämtliche technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Einhaltung aller Rechtsvorschriften aufgeführt sein. Darunter fällt auch die Vergabe von Rechten oder das Festlegen und Dokumentieren von Prozessen, mit denen die IT-Sicherheit im Unternehmen gefördert bzw. sicher zu stellen ist.  Das Konzept sollte so verfasst sein, dass jeder im Unternehmen, der mit digitalen Technologien arbeitet, die Vorgaben und Prozesse auch ohne Rechtsausbildung versteht und umsetzen kann. Ergänzt wird dieses Konzept durch strukturierte Maßnahmen wie die Einführung bestimmter Prüfregeln und Indikatoren zur Beurteilung der potenziellen juristischen Relevanz, unter Beteiligung von Nicht-Juristen und Juristen.
 

Mensch und Digitalisierung

Digitales Arbeiten

Die digitale Transformation des Arbeitens spielt sich auf drei Ebenen ab: Erstens entlasten und unterstützen Technologien wie Automation, Robotik oder KI (Künstliche Intelligenz) den Menschen und verändern so bestehende Berufsbilder. Zweitens schaffen Kommunikations- und Kollaborationstools neue Möglichkeiten für eine direkte und ortsunabhängige Zusammenarbeit im Team. Diese projektbezogenen Teams steuern sich zunehmend selbst. Auf der dritten Ebene treten traditionelle hierarchische Strukturen somit in den Hintergrund. Durch die Einführung einer flexiblen, vernetzten Produktion sowie neuer digitaler Geschäftsmodelle verändert sich auch die Arbeitswelt: Mitarbeiter und Führungskräfte müssen sich hinsichtlich der digitalen Produktionstechnologien und auch der Arbeitsmethoden weiterqualifizieren.
Nicht nur Berufsbilder werden sich weiterentwickeln, auch das Verständnis von Mitarbeiterführung unterliegt einem Wandel. Die Arbeit wird zunehmend in Projekten statt in klassischen Hierarchien erledigt. Um während der gesamten Projektlaufzeit flexibel zu sein und auf Kundenwünsche reagieren zu können, werden die Projekte werden nicht mehr nach einem festgelegten Plan abgearbeitet, sondern in vielen kleinen Schritten, die im Laufe des Projekts immer neu definiert werden. Auch die Unternehmenskultur wird sich in vielen Betrieben verändern: Die wichtigsten Treiber der neuen Organisation sind häufig nicht mehr die Führungskräfte, sondern flexible Projektteams, die sich selbstverantwortlich organisieren.

Assistenzsysteme

Assistenzsysteme unterstützen Mitarbeiter bei ihren Handlungen. Sie sind intelligent, wenn sie über Sensoren oder die Einbettung in ein IT-System in der Lage sind, selbstständig auf Situationen zu reagieren. Bekannt sind Assistenzsysteme vor allem aus ihrer Anwendung in Autos, sie werden aber zunehmend auch in der Produktion eingesetzt. Digitale Assistenzsysteme unterstützen Menschen bei der Arbeit durch punktuelle Informationen. Das können einfache Hinweise sein, zum Beispiel in der Benutzeroberfläche von Software, aber auch ausführliche Handlungsanleitungen. Unternehmen profitieren von Assistenzsystemen, da sie die Arbeit ihrer Angestellten verbessern, Fehler reduzieren und es ermöglichen, Personal flexibel einzusetzen. So können Mitarbeiter leichter rotieren und neue Angestellte oder Leiharbeiter schneller eingearbeitet werden. Das bekannteste Beispiel für Assistenzsysteme sind Augmented-Reality-Brillen, die mit visuellen Informationen im Blickfeld Hilfestellung geben. Assistenzsysteme können aber auch auf Akustik basieren – die Bandbreite reicht dabei von einem Signalton, der Mitarbeiter vor Fehlern warnt bis zu Sprachsteuerungen.

Kommunikation digitalisieren

Unternehmen kommunizieren mit Kunden, Behörden, Geschäftspartnern, aber auch mit den eigenen Mitarbeitern. Die Kommunikation zu digitalisieren, sei es über Dienstleister, Plattformen oder digitale Tools, kann zu Zeit- und Kosteneinsparungen sowie zu einer Effizienzsteigerung führen. Sowohl die interne als auch die externe Kommunikation findet häufig entlang festgelegter Unternehmensprozesse statt. Zur internen Kommunikation gehört etwa die Arbeitszeiterfassung durch Mitarbeiter oder die Personalverwaltung. Vielerorts ist in diesen Abteilungen das Papieraufkommen noch recht hoch, was zum einen mit Unsicherheiten über die rechtliche Lage (etwa die Frage, ob man ein Original nach dem Scannen wegwerfen darf) oder schlicht Gewohnheiten zu tun hat. Zur externen Kommunikation zählen unter anderem die Einholung und Aussendung von Angeboten, die Bearbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen , das Kundenbeziehungsmanagement , Meldungen beim Finanzamt und anderen Behörden sowie die Weitergabe von Informationen entlang einer Lieferkette.Die Kommunikation zu digitalisieren ist ein Grundstein des papierlosen Büros. Doch die Umstellung auf digitalisierte Prozesse ist für viele Unternehmen schwer selbst zu stemmen. Gerade im Bereich der Kommunikation muss dafür eine Vielzahl von Prozessen betrachtet, analysiert und neu gedacht werden.

Usability und User Experience

Usability beschreibt, wie benutzerfreundlich IT-Systeme sind. In Betrieben spielt Usability sowohl für Mitarbeiter als auch für Kunden eine wichtige Rolle: Je besser Mitarbeiter mit einer Software umgehen können, desto effizienter arbeiten sie. Kunden bleiben länger in einem Onlineshop, in dem sie sich gut zurechtfinden. Menschen beschäftigen sich am liebsten mit Dingen, die ihnen leichtfallen. Diesen simplen Grundsatz sollten auch Mittelständler berücksichtigen, wenn sie IT-Systeme oder -Dienste im eigenen Unternehmen einführen oder ändern. Im Idealfall sind diese ohne lange Erklärungen intuitiv bedienbar und alltagstauglich – für Mitarbeiter ebenso wie für Kunden, die damit in Kontakt kommen. Der Mitarbeiter braucht mehr Zeit für das Erledigen seiner Arbeiten, wenn er sich in einem System nicht gut zurechtfindet. Ein Kunde springt - im schlimmsten Fall - frustriert ab und wählt somit ein anderes Angebot.
 

 

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